Mediationproces

Een mediationproces doorloopt verschillende fasen. Deze indeling staat niet vast, maar is wel handig om als leidraad te gebruiken.

Een mediationproces begint met de voorbereidingsfase. In deze fase wordt er contact gezocht met de conflictpartijen en vindt er een intakegesprek plaats. In deze fase moet de mediator nadenken over zijn betrokkenheid bij het conflict. De mediator dient zich af te vragen of hij belang heeft bij het resultaat van de mediation, want als dat zo is, dan botst dit met zijn neutraliteit. Als er dus een mediator ingeschakeld wordt door een sportvereniging moet er gekeken worden of de mediator erg betrokken is bij de vereniging. Daarnaast moet er gekeken worden of mediation de geschikte oplossing is. In de escalatieladder van Glasl kan worden gekeken in hoeverre het conflict geëscaleerd is. Wilt u hier meer over weten, klik dan hier.

Na de voorbereidingsfase komt de introductie. De rol van de mediator wordt uitgelegd, de deelnemers en mediator stellen zich voor en spelregels worden uitgelegd. Het is van belang om al in het begin goed de spelregels duidelijk te maken, zodat daar later in het proces geen onduidelijkheden over komt te bestaan. Zo is er de regel dat de gesprekken vertrouwelijk zijn. Er zijn namelijk misschien partijen die dit graag met hun partner of collega willen bespreken, maar niet weten dat dit niet mag.

De volgende fase is het pendelen. In deze fase krijgt de mediator van beide partijen de verhalen te horen en krijgen partijen elkaars verhalen te horen. Het is bij het pendelen van belang dat de mediator laat zien dat partijen gehoord worden zodat partijen het gevoel hebben dat ze erkend worden. Dit kan de mediator doen door controlevragen te stellen. Ook zou de mediator relationele vragen kunnen stellen over bijvoorbeeld de samenwerking.

Tijdens de exploratiefase worden belangen van partijen besproken. De mediator luistert naar de inhoud van het conflict, de belangen van de partijen die zowel gezamenlijk als verschillend kunnen zijn en mogelijkheden. In deze fase wordt er gebruik gemaakt van parafrasering. Het is in deze fase voor de mediator belangrijk om te parafraseren, omdat er veel informatie in deze fase aan bod komt. Door te parafraseren laat de mediator zien dat hij heeft geluisterd naar beide partijen. Parafraseren doet de mediator door te herhalen wat partijen hebben gezegd, maar verwoord dit op een andere manier.

De optiefase wordt gebruikt om te kijken waar partijen elkaar tegemoet kunnen komen en waarin overeenstemming bereikt kan worden. De mediator zou bij deze fase met de partijen kunnen brainstormen over opties en dit op bijvoorbeeld een whiteboard uitwerken. De mediator zou in deze fase ook een deskundige in kunnen schakelen. Het moment waarop een deskundige ingeschakeld kan worden is wanneer partijen al veel opties hebben aangedragen maar niet tot een oplossing kunnen komen. Let er wel bij het inschakelen van een deskundige op dat je dit niet te vroeg doet. Partijen zullen eerst zelf genoeg opties moeten bedenken met elkaar. Dit is belangrijk omdat zij zelf met elkaar verder moeten in de toekomst en zelf het beste weten wat belangrijk voor hen is. De mediator zou als interventie aan de partijen kunnen vragen wat er zou kunnen gebeuren als zij niet tot een oplossing komen. Doordat de mediator deze interventie toepast, zullen de partijen waarschijnlijk meer na gaan denken over de gevolgen en zullen ze sneller geneigd zijn om toch tot een oplossing te komen.

De onderhandelingsfase is een fase waarin er overeenstemming wordt bereikt over de opties die zijn aangedragen tijdens de optiefase. Het is in deze fase zaak om de opties te genereren die de oplossingen vormen voor problemen en de wederzijdse belangen dienen. Zo wordt er namelijk gekeken of de opties voor partijen acceptabel zijn.

In de slotfase worden de overeenstemmingen vastgelegd en wordt het mediationproces afgesloten. Het moet duidelijk zijn wanneer aan de afspraken wordt voldaan en of de afspraken haalbaar zijn. Het is als mediator belangrijk om hier vaak samen te vatten en een controlevraag te stellen. Zo kan de mediator controleren of partijen het eens zijn met wat er op komt te staan. Ook zorgt de controlevraag ervoor dat partijen nog wat aanvullende informatie geven waar zij nog belang aan hechten.